EV档案管理办法

总 则

第一条 为规范北京益微青年公益发展中心(EV)档案管理工作,特制定本办法。

第二条 归档的文件材料必须按类别立卷,以年度为线索。EV在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。

第三条 项目承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结束后及时交行政部归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

第二章 档案管理原则

第四条 全体工作人员应树立档案意识,凡反映EV工作的一切有效资料和文字记录都属于EV档案应留存的历史资料。

第五条 行政部应建立、健全立卷归档制度,确立归档范围、归档时间、保管期限。

第六条 行政部要主动跟踪各类档案的生成过程,主动向有关方面和人员索要相应资料。

第七条 行政部应保证档案的真实、完整,及时主动收集、整理、认定。并按照具体工作需要,准确、及时地提供档案服务。

第三章 档案的收集管理

第八条 坚持部门收集、管理文件材料制度。

第九条 各部门都要建立健全平时归卷制度,根据本部门的业务范围及当年工作任务,管理好平时文档。

第十条 公文承办人员应及时将办理完毕或经部门主管批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门归卷。

第十一条 凡EV缮印发出的公文一律由行政部统一收集管理。

第十二条 一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

第十三条 各部门对遗缺不全的档案,采取不同措施,积极收集齐全;

第十四条 电子版档案需实时更新备份至统一使用的网盘(腾讯微云),纸质版档案每年两次整理,第一次7月20日前整理完成,第二次次年1月2日前整理完成,如遇节假日或变更备份日期,需提前一周通知。

第四章 归档范

第十五条 行政档案

1.上级主管部门及其他单位相关往来文件;

2.EV制定的各种文件、办公会记录及通知;

3.以EV名义出具的请示、报告、函复等文件;

4.专职、兼职人员的人事简历及相关资料;

5.EV的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表等;

6.重要的会议材料,包括会议的通知、决议、会议纪要等;

7.EV反映主要职能活动的报告、总结;

8.EV与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;

9.EV的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第十六条 财务档案

1.EV日常支出财务报销凭证、帐目、审批手续及报表;

2.捐赠收据等入帐单据;

3.预算计划、审计报告、统计报表等重要财务文档。

第十七条 项目档案

1.一般公益项目及小额项目存档清单

1.1项目建议书、项目概要、法人资格证书复印件、在申请时提供的辅证材料;

1.2项目考察表;

1.3项目评审意见;

1.4项目协议;

1.5项目实施过程中各阶段的报告;

1.6项目实施过程中的财务报表;

1.7项目管理过程记录,包含各阶段的检查表;

1.8项目实施过程交流材料;

1.9项目评估的评定意见;

2.项目相关专项活动档案存档清单

2.1专项活动封面、目录;

2.2活动所需所有准备材料的打印版存档;

2.3活动使用的印刷材料存档;

2.4活动过程中的文字资料如会议速记等。

3.项目管理及制度汇编存档清单

3.1专项活动封面、目录;

3.2项目目建议书、项目概要不同版本的空白模板;

3.3项目工作表格,如考察表、检查表、检测记录表、评估指标等;

3.4制度相关,如《阳光童趣园项目管理标准》;

3.5工作流程图;

3.6工作手册;

3.7相关印刷品。

4其他项目跟据项目档案资料的实际情况按照存档原则进行管理

第十八条 传播资料档案

1.基金会各类物品制作及印刷品

2.媒体报道部门原件剪报

3.照片、影片、录音、录像、视频等

4.阶段性汇总归档材料

5.资助项目的传播素材

第五章 立 卷

第十九条 为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部门配合,行 政部负责组卷、编目。

第二十条 案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

第二十一条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第六章 档案的销毁

第二十二条 对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,该清册永久保留。

第二十三条 办理销毁手续,经总干事批准,方能销毁。

第七章 档案借阅、利用工作

第二十四条 案卷一般仅供在EV阅看,立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

第二十五条 借阅期限不得超过两个星期,到期归还;如需再借,应办理续借手续。

第二十六条 借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现失或损坏,应及时报告主管领导。

第二十七条 外单位借阅档案,应持有单位介绍信,经总干事批准后方可借阅,且不得带离EV办公室。

第八章 附 则

第二十八条 各部门应积极采用电脑信息系统对档案进行管理,提高管理效率。

第二十九条 本办法由行政部解释、补充,由EV理事会批准执行。

北京益微青年公益发展中心
2014年4月1日